近日，杭州亚运会金华分赛区档案已完成收集、整理等工作，并顺利移交进馆。这是浙江省金华市档案馆自成立以来接收档案种类最全、数量最多、规模最大、历时最长的一次重大活动档案征集工作。
2023年，第19届亚运会在浙江杭州成功举办，金华分赛区承办了藤球、足球等比赛项目。按照市委、市政府要求，市档案馆把亚运文件资料的留存归档作为重中之重，以更好弘扬亚运精神、讲好金华故事。
自金华市亚运筹办工作启动之初，市档案馆便及早介入，提出走在前的目标要求，明确责任和考核机制，落实组织保障和经费支持，专人专线予以全程指导，确保档案工作与承办工作同部署、同标准、同推进。
市档案馆对竞赛场馆运行团队档案、非竞赛场馆运行团队档案、独立训练场馆运行团队档案收集参考范围逐条拆解，指导亚运办一办十六组、市体育中心场馆运行团队、3个独立训练场馆人员逐条认领，形成《亚运会金华分赛区档案收集范围》，包括指挥中心、火炬传递、亚运分村、外事礼宾、竞赛事务、交通餐饮、志愿服务等45个方面500余条，明确各部门责任人，压实主体责任。同时，综合考虑赛程和档案工作进度，多次开展专项业务培训，分阶段部署收集任务，确保收集工作顺利进行。根据赛事特点，市档案馆在赛前就指导各团队设置签名墙、留言板，主动拍摄照片、视频，并征集了11个藤球参赛队伍签名的球衣、藤球以及卷轴等实物。针对电子邮件、网页等档案，则采用长截图补充收集信息所含照片、视频的形式，全力保障亚运档案完整保留。
此外，市档案馆根据《杭州2022年第19届亚运会和第4届亚残运会赛时档案工作方案》和《杭州第19届亚运会和第4届亚残运会档案整理和数字化规范》，结合金华实际，专门制定了《亚运金华赛区档案整理方案》，对亚运档案的全宗管理、整理标准、档号编制规则、目录数据库结构、移交数据存储结构、场馆编码等具体业务标准予以明确规定。考虑重大活动档案的特点，在充分调研和征求各方意见的基础上，将亚运档案保管期限定为永久。
进馆档案有文书档案、采购档案、会计档案、照片档案、印章档案等11个类别，合计377卷近2.27万件，时间跨度从2017年筹备之初到2024年市亚运办解散。这批档案涵盖了办赛过程中产生的电子文件近7000件，内容涉及多场试赛以及藤球、足球等赛事的日程安排，各项工作流程、方案、清单以及各团队日报、周报、工作日志、运行时刻表等。市档案馆采取定向定人、统一转存PDF格式等手段予以收集归档，让亚运档案更加系统、完整。 |
