第一章 总则

第一条 为贯彻《福建省数字档案共享管理办法》精神，促进全市数字档案共享工作的开展，规范婚姻登记档案管理，确保我市婚姻登记档案更加完整、规范、安全，根据《中华人民共和国档案法》《婚姻登记条例》《婚姻登记档案管理实施办法》， 结合我市实际，制定本实施细则。

第二条 本实施细则适用于本市各级婚姻登记机关的婚姻登记档案管理工作。

第三条 本实施细则所称的婚姻登记档案，是本市各级婚姻登记机关在办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证和撤销婚姻的过程中形成的具有凭证作用的各种记录。

第二章 组织管理

第四条 各级婚姻登记主管部门对婚姻登记档案工作实行统一领导，分级管理，并接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

第五条 各级婚姻登记主管部门应加强对档案工作的组织领导，建立健全档案工作规章制度，根据实际配备相应的管理人员， 保障档案工作场所和经费，及时将办理完毕的婚姻登记材料收集、整理、归档，确保婚姻登记档案的齐全完整。

第三章 归档整理

第六条 婚姻登记档案按照“年度—婚姻登记性质”分类。婚姻登记性质分为四类：结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类和撤销婚姻类。

第七条 婚姻登记材料参照本细则附件 1 进行归档，归档要求为：

（一）婚姻登记材料按照年度归档。一对当事人婚姻登记材料组成一卷。婚姻登记档案的保管期限为 100 年。对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。

（二）当年的婚姻登记材料应当在次年的 3 月 31 日前完成立卷归档。

（三）归档的婚姻登记材料必须签章完备，齐全完整，案卷规范、整齐，复印件一律使用 A4 规格的复印纸，复印件和照片应当图像清晰。

（四）归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写；婚姻登记档案目录应当打印；备考表和档案目录一律使用 A4 规格纸张。

第八条 婚姻登记档案应按照《婚姻登记档案管理实施办法》

（民政部第 32 号令）及本细则附件 2 进行整理。使用计算机办理婚姻登记所形成的电子文件，应当与纸质文件一并归档，归档要求参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）。

第九条 各级婚姻登记主管部门在进行婚姻登记材料的收集、整理、归档时，应同步开展纸质档案数字化，参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）及本细则附件 3，推进婚姻登记档案信息化建设。

第四章 验收移交

第十条 各级婚姻登记主管部门应与同级档案行政管理部门联合组成验收小组对拟移交进馆的婚姻登记档案及其数字化副本进行验收。

第十一条 通过验收的婚姻登记档案及其数字化副本应当按照下列规定进行移交：

（一）县级（含）以上地方人民政府民政部门形成的婚姻登记档案，应当在本单位档案部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交，具体移交时间由双方商定。

（二）被撤销或者合并的婚姻登记机关的婚姻登记档案应当按规定及时移交。

第五章 利用及鉴定销毁

第十二条 婚姻登记档案的利用应当遵守下列规定：

（一）婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，明确办理程序，维护当事人的合法权益。

（二）婚姻登记机关可以利用已移交的婚姻登记档案。

（三）婚姻当事人持有合法身份证件，可以查阅本人的婚姻

登记档案；婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为办理，委托书应当经公证机关公证。

（四）人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案；律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

（五）其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案的，婚姻登记档案保管部门在确认其利用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以利用。

（六）利用婚姻登记档案的单位、组织和个人，不得公开婚姻登记档案的内容，不得损害婚姻登记当事人的合法权益。

（七）婚姻登记档案不得外借，仅限于当场查阅；复印的婚姻登记档案需加盖婚姻登记档案保管部门的印章方为有效。

第十三条 婚姻登记档案的鉴定销毁应当符合下列要求：

（一）婚姻登记档案保管部门对保管期限到期的档案要进行价值鉴定，对无保存价值的予以销毁，但婚姻登记档案目录应当永久保存。

（二）对销毁的婚姻登记档案应当建立销毁清册，载明销毁档案的时间、种类和数量，并永久保存。

（三）婚姻登记档案保管部门应当派人监督婚姻登记档案销毁过程，确保销毁档案没有漏销或者流失，并在销毁清册上签字。

第六章 安全保管

第十四条 各级婚姻登记档案保管部门应加强婚姻登记档案安全管理，设立专门的档案库房，配备档案安全必备的设施、设备和装具，采取各种有效的防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防污染、防有害生物等“八防”工作， 确保婚姻登记档案实体和档案信息安全。

第十五条 各级婚姻登记档案主管部门和同级地方档案行政管理部门应加强对本市各级婚姻登记档案保管部门的监督管理， 定期开展检查，确保档案资料保管安全。

第七章 监督与处罚

第十六条 对不按规定归档而造成文件材料损失的单位或个人，各级档案行政管理部门和婚姻登记主管部门可给予通报批评、责令限期整改；逾期未整改或整改未到位的，可视情况根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源部、国家档案局第 30 号令），对有关领导和直接责任人员予以处分。

对存在下列违反档案管理法律法规行为的单位或个人，依法追究法律责任：

（一）损毁、丢失婚姻登记档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁婚姻登记档案的；

（三）涂改、伪造婚姻登记档案的；

（四）不按规定归档或者不按期移交婚姻登记档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成婚姻登记档案损失的；

（六）玩忽职守，造成婚姻登记档案损失的。

第八章 附则

第十七条 本实施细则由福州市档案局、福州市民政局负责解释。

第十八条 本实施细则自颁布之日起实施。

附件：
1．福州市婚姻登记档案归档范围
2．福州市婚姻登记档案整理细则
3．福州市婚姻登记档案数字化加工规范

附件 1

福州市婚姻登记档案归档范围

婚姻登记档案按照“年度—婚姻登记”性质分类。婚姻登记性质分为四类：结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类和撤销婚姻类。

（一）办理结婚登记（含复婚、补办结婚登记，下同）形成的下列材料应当归档：

1．《结婚登记审查处理表》；

2．《申请结婚登记声明书》或者《申请补办结婚登记声明书》；

3．香港特别行政区居民、澳门特别行政区居民、台湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的《婚姻登记条例》第五条规定的各种证明材料（含翻译材料）；

4．当事人身份证件（从《婚姻登记条例》第五条规定，下同）复印件；

5．其他有关材料。

（二）办理离婚登记形成的下列材料应当归档：

1.《离婚登记审查处理表》；

2.《申请离婚登记声明书》；

3.当事人结婚证复印件；

4.当事人离婚协议书；

5.当事人身份证件复印件；

6.其他有关材料。

（三）办理补发婚姻登记证形成的下列材料应当归档：

1.《补发婚姻登记证审查处理表》；

2.《申请补领婚姻登记证声明书》；

3.婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案记录证明或其他有关婚姻状况的证明；

4.当事人身份证件复印件；

5.当事人委托办理时提交的经公证机关公证的当事人身份证件复印件和委托书，受委托人本人的身份证件复印件；

6.其他有关材料。

（四）办理撤销婚姻形成的下列材料应当归档：

1.婚姻登记机关关于撤销婚姻的决定；

2.《撤销婚姻申请书》；

3.当事人的结婚证原件；

4．公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明，或人民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书；

5.当事人身份证件复印件；

6.其他有关材料。

注：

1．人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。

2．婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

附件 2

福州市婚姻登记档案整理细则

本细则主要用于本市各级婚姻登记主管部门在婚姻登记中形成的婚姻登记档案的整理。

一、分类

1.婚姻登记档案按照“年度—婚姻登记性质”分类。婚姻登记性质共有 4 类：结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。

2.人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本归入撤销婚姻类档案。

婚姻无效或者撤销婚姻的，应当在当事人原婚姻登记档案的

《结婚登记审查处理表》的“备注”栏中注明有关情况及相应的撤销婚姻类档案的档号。

二、文件排列

婚姻登记档案应在分类方案的最低一级类目内，按照办理婚姻登记的时间顺序排列。一对当事人婚姻登记材料组成一卷。

三、装订

1．婚姻登记档案的装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。

2．婚姻登记档案的装订宜采取线装法，根据文件的厚度，

 

选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。

装订范例

 

 

四、编制页号

页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

五、编制档号

婚姻登记档案应按照分类方案和排列顺序编写档号。

档号结构为：全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号。档号要按照以下要求编制：

1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或

者字母与数字的结合标识，按照《档号编制规则》（DA/T 13-1994） 编制。

2.年度：年度为文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

3.婚姻登记档案的“类别号”由门类号（H）+ 婚姻登记档案类别号（J、L、BJ、BL、CX）构成，即：结婚登记类档案为“HJ”；离婚登记类档案为“HL”；补发婚姻登记证类档案（补发结婚登记档案为“HBJ”，补发离婚登记证档案为“HBL”）；撤销婚姻类档案为“HCX”。

4.目录号：全宗内案卷所属目录的代码，由 3 位阿拉伯数字组成，不足时在前面补 0。档案移交时按进馆要求编制，一个全宗内的案卷目录号不得重号，如 “ 007 ”。

5.馆编卷号：婚姻登记档案在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0” 补足，档案移交时按进馆要求编制，如“0001”。

6.婚姻登记档案档号范例。

档号：全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号

（1）福州市民政局 2016 年第 14 卷结婚档案档号

0034-2016-HJ-003-0014

（2）福州市民政局 2015 年第 20 卷离婚档案档号

0034-2015-HL-004-0020

（3）福州市民政局2014 年第10 卷补发结婚登记证档案档号

0034-2014-HBJ-006-0010

（4）福州市民政局2013 年第80 卷补发离婚登记证档案档号

0034-2013-HBL-006-0080

（5）福州市民政局 2010 年第 4 卷撤销婚姻档案档号

 

0034-2010-HCX-005-0004

归档章式样

1.全宗号、年度、馆编卷号参见本细则五（编制档号）中的要求。

2.室编卷号：案卷排列的顺序号，每年每个类别分别从“1”开始标注。

3．页数：卷内材料有文字的页面数。

七、编目

1.婚姻登记档案应按婚姻登记性质分别编制档案目录。

 

结婚登记档案目录

 

2. 每年的婚姻登记档案目录加封面后装订成册，一式三份， 并编制目录号。

（三）档案盒表面内容的填写

1．档案盒封面应标明全宗名称及婚姻登记处名称。

 

  2．档案盒盒脊设置全宗号、年度、婚姻登记性质、起止卷号和盒号等项目。其中，起止卷号填写盒内第一份案卷和最后一份案卷的卷号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交时按进馆要求编制。

 

（四）填写备考表

备考表置于盒内，说明本盒档案的情况，并填写整理人、检查人和日期。

1．盒内案卷情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2．整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

3．检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

三、目录数据库建立

婚姻登记档案文件级目录应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）及福建省《文书档案目录数据交换格式和著录细则》

（DB35/T 161-2002）的有关规定。电子数据格式统一为 DBF 格式，目录数据结构必须完全符合标准要求。

 1．目录数据准备：按照目录数据库建立时制定的数据规则， 对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

 2．对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

 3．婚姻登记档案的文件级目录数据库结构：

（1）* 为可选项

（2）“登记时间”即结婚、离婚、补发婚姻登记证的时间。

（3）“文号”即撤销婚姻登记时“决定机关的文号”。

（4）“文件时间”即撤销婚姻登记时决定机关发文的时间。

（5）婚姻登记档案的“类别号”由门类号（H）+ 婚姻登记档案类别号（J、L、BJ、BL、CX）构成，即：结婚登记类档案为“HJ”；离婚登记类档案为“HL”；补发婚姻登记证类档案（补发结婚登记档案为“HBJ”，补发离婚登记证档案为“HBL”）； 撤销婚姻类档案为“HCX”。

（6）档号结构：全宗号—年度—类别号—目录号—馆编卷号。

四、档案扫描

1．基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果接近档案原貌。

2．扫描设备

（1）扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

（2）应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

3．扫描色彩模式

为保留档案原件信息，全部采用彩色模式进行扫描。

4．扫描分辨率

扫描分辨率为 300dpi，应保证扫描后图像清晰、完整。

5．存储格式

（1）纸质档案数字图像长期保存格式为 TIFF、PDF 等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

（2）同一批档案应采用相同的存储格式。

6．图像命名

（1）应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

（2）应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。扫描文件的存放路径应根据档号命名格式逐级建立四级文件夹存放。第一级文件夹以“全宗号”命名，第二级以“全宗号-年度”命名，第三级以“全宗号-年度-类别号”命名， 第四级以“全宗号-年度-类别号-目录号”命名，扫描文件放在第四级文件夹中。