永安市档案馆--创新国企退休人员档案进馆新模式

一、实施背景

（一）创新前现状

国企退休人员档案接收进馆是服务国企改革的重大举措，在接收前的指导过程中发现了诸如国企退休人员档案盒的设计、电子目录规范、软件兼容、方便利用、查找调阅等各方面问题。比如，国企退休人员档案采用纸质档案袋装居多、规格参差不齐、档号不全的问题，这种情况若直接接收进馆，上至档案密集架后，会导致档案管理混乱、档案受损、获取档号及人名等检索信息困难的问题，不利于日常查档调阅和档案管理。

（二）需求和动因

为解决国企退休人员档案进馆接收和往后利用会出现的各种不便因素，更加高效快捷地解决国企退休职工急难求盼的问题，市档案馆创新工作流程、服务模式，设计适合国企退休人员档案利用工作的档案盒和相关规范，也是创新模式的关键一环。

二、主要做法

（一）创新内容

1. 创新工作流程

针对国企退休人员档案进馆前档案规范整理、消毒杀虫、实体和电子目录同步进馆会出现的各种问题，市档案馆多次召开专题会。为流畅推进国企退休人员档案进馆工作，市档案馆创新制定了“三指导、两监督、一确认”的工作流程。“三指导”即对进馆国企单位提供现场实地督查指导、网络指导、电话指导，要求在指导过程中多看、多听、多反映，倾听国企对于退休人员档案进馆的困难、在班子会和专题会上反映国企对于退休人员档案进馆的建议，及时研究调整对策方法。

所谓“两监督”，一是走访、电话监督，及时跟进各国企退休人员档案进馆的进度，督促相关国企及时、规范的做好进馆档案的整理和消毒杀虫工作，二是针对前期发现问题多、进馆不符合要求、整理不够规范、不足需要整改的相关国企单位，在进馆前随机抽取若干档案案卷进行督查，重点督查案卷质量、档案装具、目录、档号等，对于部分不符合进馆要求的国企单位，要求针对查找出来的问题进行再次地整改、完善，保证国企退休人员进馆档案符合规范。

“一确认”是指国企退休人员档案进馆交接工作前，认真核对档案消毒凭证、合同、案卷级、文件级纸质目录、电子目录是否符合规范要求，保障进馆后的档案便于管理和利用。

2. 创新服务模式

一是提前服务。面对进馆时间紧、档案数量大的情况，安排经验丰富的业务骨干人员前往各企业进行档案规范化整理的指导，下发了《市档案馆关于移交和接收国有企业退休人员档案有关事项的通知》等关于国企退休人员档案档案盒编制、整理、移交等一系列规范性要求，提前为每个进馆国企编制好固定的全宗号，统一标准，规范程序，确保档案移交和进馆工作同步推进、有机衔接、落在实处。比如：针对各企业档案消毒杀虫没场所不规范的情况，主动与省储备粮管理有限公司永安直属库协调对接，组织各企业退休人员档案统一进行杀菌消毒除虫，保证入馆档案符合要求，避免了进馆国企全宗号重号、错号，及时规避了进馆档案不合规范导致档案难检索、难利用的问题。

二是定制服务。面对各个企业的困难和实际问题，市档案馆多方协调，积极谋划，逐个制定方案，力求真正解决实际困难，达到按时顺利进馆的目的。针对进馆档案数量只有十件以下的数量较小的企业，如：电信永安分公司、永安市种子公司等，采取档案实体先进馆，再由市档案馆组织统一消毒，以方便中小企业工作；针对档案数量多至三千及以上的企业，如：永安煤业有限公司，市档案馆集中力量，抽调人手，清点、交接、上架，齐心协力保证所有档案进馆；有的企业档案进馆数量多，且上架时顺序号混乱，如：福维股份有限公司，市档案馆及时调集人手，耐心调序上架，并主动加班加点，完成进馆交接。确保将档案在进馆过程中丢失损毁的风险扼杀在摇篮中。为了方便国企退休人员档案管理，市档案馆采取档案实体和电子目录同时进馆，进馆后，市档案馆再帮助一卷卷核对实体和电子目录是否相符，帮助有错漏的企业进行修改、补缺补漏，完善案卷级和文件级目录。

三是绿色服务。面对国企退休人员档案查档量激增的问题，市档案馆加强服务人员配备，保证查档工作开展有条不紊。针对国企退休人员档案的查档人多是老年人这一特殊群体的特点，在查档窗口提供老花镜、放大镜等便民贴心服务设施，设置存包处、饮水机等便民设施，提高查档群众的满意率。开设查档“绿色通道”，增设电话查档、网络查档、预约查档、异地查档等多种服务，争取让群众“只跑一趟”；同时，完善先查后补服务，针对部分群众不熟悉查档要求，忘记带身份证或没有带介绍信的情况，查档服务人员认真耐心为其先查找所需相关档案，确认群众所需材料在市档案馆后，为其调档复印，待查档群众将相关证件取来后，即可领走需要的档案复印材料。市档案馆查档窗口热情、周到、人性化、科学化的服务受到了查档群众的一致好评。

3. 创新经费保障

永安市委、市政府高度重视国企退休人员档案进馆工作，市政府副市长张继树在国有企业退休人员社会化管理问题专题会议上强调要充分认识到做好国企退休人员档案接收工作的重要性，同意市档案馆提交的《关于请求增加国有企业退休人员人事档案管理专项经费的请示》，会议明确拨付中央、省属和三明市属国有企业退休人员档案消毒、数字化加工等经费，并新增国企退休人员档案保管经费。目前，拨付的三十万经费已到账，为保障国企退休人员档案后续更高效的利用工作打下坚实基础。

（二）实施过程

1.抓好督查稳步推进。2020年，市档案馆下发、转发了《国企退休人员档案整理规范》和《国企退休人员档案实施细则》，明确了工作目标要求，并在国企退休人员档案进馆现场会上全面动员部署，提出了“打好基础、精准指导、互联共商”的工作安排。2020年9月，国企退休人员档案进馆工作全面铺开后，市党委政府召开协调推进会督促工作落实，安排专门部门开展工作督查，定时通报工作进展情况，及时发现解决问题、改进薄弱环节，真正形成了有效联动的工作落实机制。2020年底，市档案馆对中央、省属和三明市属国有企业退休人员档案进行抽查评估，在整体上推动了国企退休人员档案进馆规范化工作，目前国企退休人员档案已进馆45个全宗，70个单位，数目达13120卷，均已完成案卷目录登记，建立台账，消毒除虫，编号上架。

2.抓好培训扎实推进。市档案馆按照市委、市政府平稳有序推进国企退休人员社会化管理的工作要求，结合“档案服务下基层”活动，为部分国企进行现场实际操作和业务示范，规范指导国企退休人员的文件收集整理和保管利用。安排档案馆业务骨干对国企档案员进行集中培训，力求全面覆盖、精准指导，中央、省属和三明市属国有企业分管领导、档案员等共计100多人参加培训，有效地提高了国有企业档案员的业务水平。

三、创新后成效

（一）加强了档案服务民生作用

市档案馆创新国企退休人员档案进馆新流程新模式，为国企退休人员社会化管理工作提供了坚实保障，方便了国有企业退休人员档案的查阅和利用，是提升档案服务水平的关键一步。“三指导、两监督、一确认”的工作流程及“三服务”工作模式是新形势下国企退休人员社会化管理的新要求、新探索，是先行先试的创新品牌。2021年是中国共产党建党一百周年，许多国企退休人员赴档案馆查阅入党志愿书、中国共产党党员登记表，为确认党龄提供了依据。市档案馆高效快捷的服务受到查档群众的赞誉，这与市档案馆创新国企退休人员档案进馆工作的“三指导、两监督、一确认”的工作流程及“三服务”工作模式分不开，正是因为环环相扣、流程规范、精准施策，提升了后续国企退休人员档案利用服务工作的质量、水平。

（二）提升了社会的安定稳定

国企退休人员档案进馆后为国企退休人员核实亲属关系、财产继承公证、领取独生子女相关补贴、党龄认定、查找生平简历、办理户口迁移、医保社保领取等提供了真实、准确、丰富、完整的凭证，增强了政府裁决和行政行为的公信力，自2021年以来，市档案馆为国企退休人员办理亲属关系核实、党龄认定、户口迁移、医、社保领取等政策出具的凭证有189份，较好地化解了各类矛盾，确保了社会安定稳定，取得了良好的经济和社会效益。2021年4月22日，永安市新安社区工作人员黄某来馆查阅退休党员张某、王某等的入党志愿书，市档案馆迅速为其检索调阅了张某、王某等的入党志愿书，解决了其申报永安市市级基层干部关心关爱专项资金缺少凭据的问题。

（三）强化了国企退休人员档案管理保障

永安市创新“三指导、两监督、一确认”的工作流程及“三服务”工作模式，认真践行“为党管档、为国守史、为民服务”的理念，为健全国企退休人员档案管理的长效机制提供了示范，为国企退休人员档案进馆后的利用服务工作夯实了基础，在保障国企退休人员档案安全的同时方便了国企退休职工查阅利用档案，确保高质量、高效能服务国企退休人员档案进馆及企业人员查档工作，力求管理更规范，服务更便捷，责任更到位，真正做到了耐心贴心为企业，周到暖心为群众。2021年以来，利用国企退休人员档案解决各类查档需求121人次。永安华电发电有限公司在全省系统退休人员档案进馆经验交流会上，部门领导认为市档案馆在国企退休人员档案进馆方面是做得最好的，可以作为全省的标杆。国有企业退休人员档案规范进馆为国有企业解决了后顾之忧，为国有企业退休人员实行社会化管理提供了坚强的后盾。