| 诉讼档案是人民法院审判活动的真实记录，是开展审判工作的重要依据和必要条件，对于案件的审理、执行及维护当事人的合法权益发挥着重要作用。近年来，浙江省苍南县人民法院采取一系列措施，加强诉讼档案管理，推动案卷完整高效归档、方便快捷利用。
县法院党组高度重视诉讼档案工作，多次召开会议，对已结案件归档的时间、范围、质量提出明确要求，出台《苍南县人民法院案件立卷归档规则》《苍南县法院档案管理暂行办法》等制度，规范运行机制，完善制度建设，夯实管理基础。
为强化责任落实，提高归档质量，县法院明确案件承办人为第一责任人，对诉讼文书材料要做到应归尽归。部门负责人为监管人，要及时提醒督促案件承办人。同时，采取书记员自查、承办人审查、部门负责人抽查、档案部门重点检查的方式，对移送的归档案卷进行严格检查，确保诉讼文书材料的齐全完整，准确、全面地反映案件情况。
县法院坚持每周一在院内网、浙政钉APP发布未归档情况通报，并具体到各承办法官和书记员，及时督促其按规定移交案卷，提高归档的自觉性。根据规定，结案3个月内应向档案部门移交案件材料。县法院按照案件结案40天归档要求常态化开展动态清理并通报，即以结案后40天归档为原则，以7天缓冲期为补充，超过47天未归档的将纳入绩效考核，并依据完成情况给予加减分，切实把归档工作抓实抓细。
在档案利用方面，县法院持续优化查档服务，设立专门窗口，安排专人接待查档群众，改善利用环境，推行电子卷宗利用，使查档更高效快捷，提升“便民指数”，让群众查档“最多跑一次”。远在河北的案件当事人杨某，在当地申请办理再婚手续时被要求提供离婚判决书。因判决书已遗失，杨某最终没能办理。由于杨某孩子年龄小、无人照顾且从河北到苍南路途遥远，于是致电县法院寻求帮助。县法院核实信息后，告知其可通过电话、邮寄等方式发起远程查档申请。在收到杨某查档申请后，档案室利用电子档案查询系统调取相关档案资料，立即给杨某邮寄了离婚判决书复制件，帮其解决了问题。
据统计，2021年以来，县法院档案室共接收诉讼档案8.2万卷11.1万件，为公安、检察、纪检监察、其他单位和个人及本院各庭科室提供利用档案2.9万人次3.2万件次。
诉讼案卷归档不仅是办案流程的重要环节，也是确保诉讼档案实体安全的必然要求。下一步，县法院将持续深入推进诉讼案卷归档和电子档案随案生成工作，更好地服务审判执行、服务人民群众。
原载于《中国档案报》2024年1月15日 总第4086期 第二版 |
