近日，浙江省宁波市档案馆圆满完成第六届世界佛教论坛的档案收集指导工作，共征集到文书档案近3000件、照片档案3.5万张、音视频档案3.5TB、实物档案40余件。本届论坛于2024年10月在宁波举行，吸引了来自全球72个国家和地区的约800名佛教界代表、专家学者及嘉宾参加。
市档案馆积极落实市委、市政府要求，多次赴筹备办公现场进行指导，对档案工作提出具体要求。选派业务骨干第一时间派驻筹备专班，并牵头组建论坛“1办15组”兼职档案员网络。此外，认真总结和借鉴杭州亚运会、中国-中东欧国家博览会等重大活动档案工作经验，研究起草《第六届世界佛教论坛宁波市筹委会档案管理制度》，完善档案管理机制及收集、整理、归档流程。强化监督指导，建立每周例会、每月报告和定期分析研判机制，强化各组（办）收集意识。
论坛筹备工作启动以来，通过工作调度会、业务专题会等，积极与人力资源组、活动策划组织组等15个工作组的档案员加强沟通，以“网格化”运行确保重大活动档案工作责任落实，以“清单化”对表确保各类档案资料收集完整，实现了论坛工作方案、文化展陈、礼宾接待、食品安全、交通保障等各个方面的档案全覆盖。
在档案收集过程中，市档案馆打通声像档案资源通道，成功收集市广电集团等机构形成的大会开（闭）幕式、文艺演出、主（分）论坛的近3TB视频录像资料和3.1万余张照片，成功收集市数据局搭建的指挥调度系统和会议组织接待管理系统的近100GB电子数据。 |
