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科技文件的归档制度

发布者：　　发布时间：2023-06-07　　阅读：3836次

科技文件的收集工作和整理工作的基础是科技文件的归档，科技文件的归档必须依据科技文件的归档制度。制定科学的归档制度对于科技文件的归档工作有着非常重要的意义。

归档制度的内容包括归档要求、归档范围、归档时间、归档份数和归档手续。

科技文件的归档要求

科技文件归档的最基本要求应包括：

(1)归档工作相关的科技业务部门承担。由科技业务部门及有关的科技人员负责科技文件的归档工作，是由科技、生产活动的规律及科技文件形成的特点决定的，并形成了一项基本的规则，由国家政策和行业法规予以规定。

(2)归档的科技文件应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。不能用热敏纸、复写纸，不能有用铅笔、圆珠笔、红墨水，纯蓝墨水等写的字迹。电子科技文件还应遵循电子文件管理的若干技术规定。书写用纸格式、图幅做到标准化规范化。

(3)归档的科技文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目、划分保管期限组成案卷方可归档。

(4)档案人有责督、指导科技人做好科技文件的归档工作。

科技文件的归档范围

凡是直接记述和反映本单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的科技文件都应该列入归档范围。

1.确定归档范围的基本方法

(1)研究和分析本单位的科技生产活动的内容和范围，掌握本单位科技生产活动中形成的科技文件的种类成分和内容构成，从而确定在归档范围中应当包括哪些方面的利技文件。

(2)掌握本单位的基本职能活动，确定归档范围的主体。一般来说，本单位的基本职能活动中形成的科技文件应该作为本单位归档范围的主体。首先要保证过些科技文件的归档范围清楚、明确，然后再将围绕基本职能活动所形成的科技文件价为归档范围的补充。

(3)要正确划定本单位科技档案与科技资料的界限、科技档案与文书档案的界限以便在划定科技文件归档范围时，把科技文件与文书材料区分开来，把科技文件与科技资料区分开来，避免出现归档后科技档案与文书档案、科技档案与科技资料的混淆不清。

(4)要根据科技文件的保存价值确定其归档范围。这是确定归档范围必须考虑的重要因素，没有保存价值的科技文件不能归档。

2.几种主要科技文件的归档范围

(1)科研项目文件的归档范围主要包括下列材料：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告、技术考察及调研报告、方案论证、课题研究计划和协议书、合同；各种载体的重要原始记录；各种检验分析报告、实验报告，计算材料、专利申请的有关文件材料；设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料；科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用的经济效益和社会效益的证明、推广应用的方案、总结;扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定文件、转让合同、用户反馈信息等。

(2)基建项目文件的归档范围主要包括下列材料：项目建议书及批复、可行性研究报告、项目评估、环境预测调查报告；设计任务书、计划任务书；工程地质、水文地质勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录；化验或实验报告、地形地貌控制点；建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料；初步设计、技术设计、施工图设计；技术秘密材料及专利文件；设计计算书、关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批文件；工程管理文件；征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书；承发包合同、协议书、招标投标文件、租赁文件、施工执照、环保、消防、卫生等文件；水、暖、电、煤气供应协议书；土建施工文件；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、建筑材料实验报告；设计变更、工程更改洽商单；材料代用核定审批；施工定位测量、地质勘察、土岩实验报告、基础处理；基础工程施工图、施工记录、日记、大事记、隐藏工程验收记录、工程记录及测试；沉陷、位移、变形观测记录;事故处理报告；系统调试、实验记录、管线清洗、通水消毒记录、管线标高、坡度测量记录；中间交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告、竣工验收报告；电器仪表安装施工文件；调试整理记录、性能测试记录和校对、施工安装记录；质量检查评定、事故处理报告；操作联动实验、电器装交接记录、中间交工验收记录；工程质量评定、竣工验收报告。涉外文件，投标文件、合同，谈判记录，出国考察及收集来的有关材料；国外设备储存、运输、开箱、检验记录；商检及索赔；国外设备材料的防腐保护措施；财务、器材、管理文件；财务计划、年度报告、工程概算、预算、决算；主要材料的消耗、器材管理；交付使用的固定资产等文件。

(3)产品生产和设备仪器文件的归档范围主要包括下列材料。产品生产方面：产品开发研制报告、可行性分析报告、计划任务书；产品设计过程的各种零件图、部件图、标准图；产品的说明书、合格证、各种明细表、产品的实验告、质量分析、技术经济分析、标准化审查报告；产品研制总结、产品鉴定书；工艺工装图样，工艺规程和标准，工艺卡片和技术文件；原材料检验；产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件。

设备仪器方面：购置设备的申请及批复、购置设备的协议及合同；自制设备仪器的各种装配图、部件图、零件图和技术文件；外购设备的随机文件，设备仪器安装、调过和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件材料；设备仪器的操作规程，设备运行维护、保养、重大事故的记录；设备改进、改装的技术文件，设备的技术革新文件；设备报废申请、鉴定及审批的文件材料等。根据上述各类文件的归档范围，各单位应结合本单位的实际情况及产品生产和设备仪器的不同类型，具体制定本单位的科技文件的归档范围。

科技文件的归档时间

归档时间的确定是一个很科学也很重要的问题，它不仅影响到归档文件的质量，还会影响到业务部门和档案部门的关系，决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定，归档时间过晚，档案材料容易散失、损坏;归档时间过早，会影响科技业务部门的使用。归档时间一般有以下几种：

(1)在一项科技活动结束后归档。一项科技活动结束，一般即表明围绕该项科技活动的科技文件的产生已告一段落，于是把有保存价值的文件经整理后归档，使归档工作与该项科技活动的收尾工作联系起来，保持同科技活动的节奏一致。如工程设计结束科研活动结束、工程竣工验收等都属于科技活动结束，此时应做好归档工作。一般来说，科技活动周期不太长的项目，都宜采用这种方式归档。

(2)按阶段归档。科技活动周期过长的项目，可以按科技活动的不同阶段进行归档。按阶段归档主要适用于大型工程项目、周期长的科研项目。如有些科研活动周期较长，我们可以分别按研究准备阶段、实验阶段和成果鉴定阶段等将各个阶段形成的科技文件分别归档，这样，既便于科技生产部门的工作，又利于维护科技档案的完整与安全。

(3)按子项归档。大型工程项目或某些科研项目不仅周期长，而且每一个项目都由若干子项目或单项工程、若干专题组成，这些子项目一般具有相对独立性，当一个子集结束后即可进行归档。如一般新型船舶的研制，一般分为动力系统、导向系统、船体系统、操纵控制系统、武器装备系统等多个系统。当一个单个系统活动结束后，即可将所形成的文件整理归档。

(4)按年度归档。对那些活动周期比较长、时间连续性强，而且年度界限比较明显的科技生产活动形成的科技文件，如农业科研课题的研究活动、某些自然现象的观调动，这些科技文件都可以考虑按年度归档。有些管理性科技文件本身并不针对某一具体项目，也可以按年度归档。

(5)随时归档。对外购设备的随机材料、设备维修形成的材料、某些机密性强的用技文件、技术考察、技术会议和由于其他原因需及时归档的文件，可以随时归档。

科技文件的归档份数

在归档制度中，视实际情况确定归档份数。一般要考虑能满足日常利用的需要，对那些重要的，利用比较频繁的文件应适当多归档几份；要考虑对原件的保护，对那些重要的，要求永久保存的科技档案原件，应多归档几份副本供日常使用；还要考虑科技文件上报和进专业档案馆的需要。因此，确定归档份数时，不能作出笼统的规定，而应从具体的情况和具体的需要来确定归档份数。

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