| 元数据通常被定义为数据的数据。
在传统的文件管理工具中，文件登记簿、文件处理单、索引、文摘、著录卡片等就是元数据的一部分内容，它们不仅描述了文件的内容，还提供了重要的文件背景信息，以帮助管理者控制和管理文件。而在传统的档案管理环节中，档案工作者又通过著录工作创建了新的元数据信息，用来帮助用户快速找到并理解他们要查找的文件。
在电子文件的管理中，元数据的地位愈加重要。对于无法用内眼识别的电子文件而言，元数据是工作人员管理电子文件内容、背景和结构的重要工具。电子文件元数据是动态描述电子文件各方面特征的元数据，它以结构化的规范语言如实地记录了电子文件的内容、背景和结构及其变化情况,反映某文件(或文件集合)与其他文件(或文件集合)的区别与联系,便于对馆(室)藏文件的智能控制和结构化存取，也有利于用户在脱离原件的情况下对文件的存储状态与内外部特征有充分的认识。以照片类电子档案为例，涉及其形成、登记、归档、移交、接收、保存、利用、销毁等全过程的元数据应包括以下内容(如表1-2所示)：
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